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Vom Dokumenten-Wildwuchs zum papierlosen Büro
mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) für SAP
Typische Probleme bei nicht digitalisiertem Dokumentenmanagement
- Gefahr, dass die HR-Abteilung falsche, veraltete Vorlagen nutzt, die bspw. nicht mehr dem Corporate Design entsprechen
- Fehler in den Dokumenten durch manuelles Eintippen oder Übertragen von Daten
- Freigaben der Dokumente benötigen viel Zeit, erfolgen via E-Mail oder über Umlaufmappen: Durch das zunehmende Homeoffice sind die Beschäftigten seltener am Standort, was das Einholen von Unterschriften zeitlich verlängert und ineffizient ist
- Prozesse verlangsamen sich
Die Vision vom papierlosen Büro und harmonisierten HR-Dokumenten, auf die alle Beschäftigten – egal von wo aus – zentral zugreifen können, wird daher mehr und mehr zur Notwendigkeit, um effizient arbeiten zu können.
Eine Lösung, um HR-Dokumente kostengünstig und mit wenig Administrationsaufwand zu harmonisieren und zentral zu verwalten, bietet ein Digitales Dokumentenmanagement-System für SAP, kurz DMS für SAP.
HR-Dokumente digitalisieren und einfach zentral verwalten: mit DMS für SAP und den xft-Lösungen
Das Digitale Dokumentenmanagement-System und die Lösungen der xft-Add-On-Suite für das Personalwesen (xft Document Composer, xft Personell Manager, xft Personell File, xft Zeugnismanager) stellt sicher, dass Ihre Daten jederzeit zentral verfügbar sind. Dadurch:
- erstellen Sie Schriftstücke automatisiert „per Knopfdruck“ aus dem SAP-System heraus,
- gewährleisten Sie die Aktualität der Daten und Dokumente, da ein Systemwechsel vermieden wird,
- verwalten Sie Textbausteine und Corporate-Design-Vorlagen zentral und mit minimalem Aufwand,
- steuern Sie Personalprozesse nachvollziehbar, schaffen standardisierte Abläufe und Transparenz,
- vereinfachen Sie Freigabeverfahren bis hin zur elektronischen Signatur.
Zahlreiche Features steigern die Zufriedenheit – und stärken die Rolle der HR im Unternehmen
Mit Hilfe der xft-Add-On-Suite für Ihr DMS erhalten Sie End-to-End digitalisierte Prozesse und arbeiten ausschließlich in der gewohnten SAP-Umgebung, ohne Medienbrüche. Sie steigern die Effizienz und Qualität von Abläufen: Ihre Beschäftigten erhalten ihre Verträge, Zeugnisse und angepassten Dokumente schneller, der Administrationsaufwand der Personalabteilung sinkt – und die Zufriedenheit auf beiden Seiten steigt.
Im Einzelnen bietet Ihnen das DMS für SAP mit den xft-Lösungen folgende Features. Es:
- erstellt den Schriftverkehr auf Basis von SAP-Daten automatisch (z. B. in Word, Excel),
- bildet Vorlagen, Genehmigungsworkflows und Unterzeichnungsprozesse in einem Tool ab:
- Sie können Stakeholder wie Betriebsrat, Führungskräfte etc. einfach in den Genehmigungsprozess einbinden, den Workflow dadurch sehr gut nachverfolgen und verwalten
- Sie können Dokumente mit einer digitalen oder elektronischen Signatur versehen (lassen); die Integration gängiger Signaturdienstleister (AdobeSign, DocuSign...) ist problemlos möglich
- legt erstellte Dokumente (bspw. Zeugnisse, Sonderprämien, sonstige Korrespondenz) automatisch in die elektronische Personalakte (eAkte) ab; so lassen sich rechtliche Vorgaben leichter einhalten (bspw. EU-DSGVO),
- enthält eine Rücklauf- und automatische Erinnerungsfunktion: Beschäftigte erhalten einen Reminder, wenn sie ein Dokument bzw. einen Anhang zurückschicken sollen; diese gedruckten und zurückgesandten Dokumente lassen sich durch einen Barcode ebenfalls automatisch der eAkte zuordnen,
- entlastet Sie bei der Dokumenten-Pflege durch einen integrierten "Baukasten" mit Textvorlagen und Layout-Elementen, aus dem Sie Ihre Dokumente erstellen können: Ändern Sie eines der Elemente, erfolgt die Anpassung in allen Schriftstücken, die auf diese Vorlage zugreifen,
- ist eine No-Code-/Low-Code-Lösung, so dass Sie viele Realitäten mit einfach konfigurierbaren Regeln abbilden und Dokumententemplates selbst erstellen und konfigurieren können,
- bietet durch Employee-Self-Services (ESS) und Manager-Self-Services (MSS) die Möglichkeit, dass Mitarbeitende und Führungskräfte Prozesse selbst anstoßen; durch die teils ausgelagerte Dokumentenerstellung sparen Sie wertvolle Zeit,
- hilft, Prozesse zu modellieren und zu standardisieren, indem Sie Abläufe zentral und durchgängig bearbeiten können,
- ermöglicht Ihnen, den Status von Vorgängen und Workflows nachzuverfolgen und so die internen Abläufe und Reportings besser zu überblicken,
- lässt sich in SAP HCM und SAP SuccessFactors integrieren.
Die Zeugnisdokumente können Sie zudem:
- schnell, einfach und rechtssicher erstellen,
- anhand von Bewertungen (Schulnoten 1–6) automatisch mit passenden bzw. mit frei wählbaren Textbausteinen schreiben (wählen Sie z. B. Dreifach-Steigerungen „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, Zweifach-Steigerungen, Auslassungen),
- mit eigenen Textblöcken versehen,
- in mehreren Sprachen ausgeben,
- mit Tätigkeitskatalogen verknüpfen.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse durch DMS für SAP mit der xft Add-on-Suite bietet Ihnen die Möglichkeit zum (Neu-)Definieren, Verschlanken und Optimieren interner Abläufe. Dadurch wird bspw. Homeoffice / standortunabhängiges Arbeiten von heute auf morgen möglich und unkompliziert, da alle Beschäftigten auf dieselben, zentral abgelegten Dokumente zugreifen. Der Traum vom papierlosen Büro wird wahr!
Insgesamt erleichtert Ihnen die Lösung den Arbeitsalltag, macht HR-Prozesse effizienter, entlastet die Personalabteilung – und schafft so mehr Raum für strategische HR-Themen. So stärken Sie Ihre Position als HR-Businesspartner im Unternehmen!
![Ebene_1](https://7208470.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hub/7208470/hubfs/Ebene_1.png?width=895&height=1000&name=Ebene_1.png)
Umfangreiche DMS-Projekterfahrung und Serviceorientierung
ABS Team ist Ihr Umsetzungspartner für Digitales Dokumentenmanagement in SAP-Systemen. Wir arbeiten mit den XFT-Produkten für das Personalwesen (xft Document Composer, xft Personell Manager, xft Personell File, xft Zeugnismanager), die direkt an SAP gekoppelt sind, um Informationen, Dokumente und Prozesse an einer Stelle zusammenzuführen.
Zum Start des Projekts analysieren wir zunächst Ihre spezifische Situation und schauen, wie wir Ihre Prozesse verschlanken und optimieren können. Wir installieren die xft-Lösungen bei Ihnen, übernehmen die Einrichtung und das Customizing, begleiten Ihre Prozesse und das Ausrollen der Software. ABS Team schult Sie zudem praxisnah auf Ihrem eigenen System, sodass Ihnen am Ende der von uns angebotenen Schulung bereits einige „fertige“ Dokumente zur Verfügung stehen. Serviceorientierung und Support bei der Prozessanalyse und der Dokumentenerstellung stehen bei uns im Mittelpunkt.
Bei ABS Team können Sie sich auf umfangreiches Branchenwissen und technisches Know-how in SAP HCM und SAP Cloud Technologien verlassen. Wir besitzen Projekterfahrung aus zahlreichen, erfolgreichen Implementierungen bei Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen.