Vom Dokumenten-Wildwuchs zum papierlosen Büro

• Gefahr, dass die HR-Abteilung falsche, veraltete Vorlagen nutzt, die bspw. nicht mehr dem Corporate Design entsprechen
• Fehler in den Dokumenten durch manuelles Eintippen oder Übertragen von Daten
• Freigaben der Dokumente benötigen viel Zeit, erfolgen via E-Mail oder über Umlaufmappen: Durch das zunehmende Homeoffice sind die Beschäftigten seltener am Standort, was das Einholen von Unterschriften zeitlich verlängert und ineffizient ist
• Prozesse verlangsamen sich
  
  

Die Vision vom papierlosen Büro und harmonisierten HR-Dokumenten, auf die alle Beschäftigten – egal von wo aus – zentral zugreifen können, wird daher mehr und mehr zur Notwendigkeit, um effizient arbeiten zu können.

Eine Lösung, um HR-Dokumente kostengünstig und mit wenig Administrationsaufwand zu harmonisieren und zentral zu verwalten, bietet ein Digitales Dokumentenmanagement-System für SAP, kurz DMS für SAP. 

Mit Hilfe der xft-Add-On-Suite für Ihr DMS erhalten Sie End-to-End digitalisierte Prozesse und arbeiten ausschließlich in der gewohnten SAP-Umgebung, ohne Medienbrüche. Sie steigern die Effizienz und Qualität von Abläufen: Ihre Beschäftigten erhalten ihre Verträge, Zeugnisse und angepassten Dokumente schneller, der Administrationsaufwand der Personalabteilung sinkt – und die Zufriedenheit auf beiden Seiten steigt.

Im Einzelnen bietet Ihnen das DMS für SAP mit den xft-Lösungen folgende Features. Es:

• erstellt den Schriftverkehr auf Basis von SAP-Daten automatisch (z. B. in Word, Excel),
• bildet Vorlagen, Genehmigungsworkflows und Unterzeichnungsprozesse in einem Tool ab:
  • Sie können Stakeholder wie Betriebsrat, Führungskräfte etc. einfach in den Genehmigungsprozess einbinden, den Workflow dadurch sehr gut nachverfolgen und verwalten
  • Sie können Dokumente mit einer digitalen oder elektronischen Signatur versehen (lassen); die Integration gängiger Signaturdienstleister (AdobeSign, DocuSign...) ist problemlos möglich
• legt erstellte Dokumente (bspw. Zeugnisse, Sonderprämien, sonstige Korrespondenz) automatisch in die elektronische Personalakte (eAkte) ab; so lassen sich rechtliche Vorgaben  leichter einhalten (bspw. EU-DSGVO),
• enthält eine Rücklauf- und automatische Erinnerungsfunktion: Beschäftigte erhalten einen Reminder, wenn sie ein Dokument bzw. einen Anhang zurückschicken sollen; diese gedruckten und zurückgesandten Dokumente lassen sich durch einen Barcode ebenfalls automatisch der eAkte zuordnen,
• entlastet Sie bei der Dokumenten-Pflege durch einen integrierten "Baukasten" mit Textvorlagen und Layout-Elementen, aus dem Sie Ihre Dokumente erstellen können: Ändern Sie eines der Elemente, erfolgt die Anpassung in allen Schriftstücken, die auf diese Vorlage zugreifen,
• ist eine No-Code-/Low-Code-Lösung, so dass Sie viele Realitäten mit einfach konfigurierbaren Regeln abbilden und Dokumententemplates selbst erstellen und konfigurieren können,
• bietet durch Employee-Self-Services (ESS) und Manager-Self-Services (MSS) die Möglichkeit, dass Mitarbeitende und Führungskräfte Prozesse selbst anstoßen; durch die teils ausgelagerte Dokumentenerstellung sparen Sie wertvolle Zeit,
• hilft, Prozesse zu modellieren und zu standardisieren, indem Sie Abläufe zentral und durchgängig bearbeiten können,
• ermöglicht Ihnen, den Status von Vorgängen und Workflows nachzuverfolgen und so die internen Abläufe und Reportings besser zu überblicken,
• lässt sich in SAP HCM und SAP SuccessFactors integrieren.
  
  

• schnell, einfach und rechtssicher erstellen,
• anhand von Bewertungen (Schulnoten 1–6) automatisch mit passenden bzw. mit frei wählbaren Textbausteinen schreiben (wählen Sie z. B. Dreifach-Steigerungen „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, Zweifach-Steigerungen, Auslassungen),
• mit eigenen Textblöcken versehen,
• in mehreren Sprachen ausgeben,
• mit Tätigkeitskatalogen verknüpfen.
  
  

Die Digitalisierung der HR-Prozesse durch DMS für SAP mit der xft Add-on-Suite bietet Ihnen die Möglichkeit zum (Neu-)Definieren, Verschlanken und Optimieren interner Abläufe. Dadurch wird bspw. Homeoffice / standortunabhängiges Arbeiten von heute auf morgen möglich und unkompliziert, da alle Beschäftigten auf dieselben, zentral abgelegten Dokumente zugreifen. Der Traum vom papierlosen Büro wird wahr!

Insgesamt erleichtert Ihnen die Lösung den Arbeitsalltag, macht HR-Prozesse effizienter, entlastet die Personalabteilung – und schafft so mehr Raum für strategische HR-Themen. So stärken Sie Ihre Position als HR-Businesspartner im Unternehmen!